Τί είναι το Adacta ??
To SharePoint μπορεί άνετα να χρησιμοποιηθεί ως DMS αν δεν απαιτείς σκαναρίσματα και barcodes out-of-the-box. Είναι web εφαρμογή οπότε δεν τίθεται καν θέμα client/server ενώ υποστηρίζει (θα έλεγα απαιτεί σε μεγάλο βαθμό) WebDAV οπότε μπορείς να δεις τις βιβλιοθήκες του και ως file shares μέσα από τον Windows Explorer και να σώσεις documents μέσα σε αυτά με ένα απλό save.
Αν περιλαμβάνεται ή όχι στον SBS 2008 (σκέτο ή R2 ?) δεν ξέρω, θα πρέπει να ρωτήσεις στο autoexec.gr. Νομίζω ότι περιλαμβάνει την "μικρή" έκδοση, τα Windows SharePoint Services 3.0. Η έκδοση αυτή είναι διαθέσιμη δωρεάν αλλά έχει σημαντικά λιγότερες δυνατότητες από την κανονική έκδοση (SharePoint Server 2007). Αν σου κάνει ή όχι θα εξαρτηθεί περισσότερο από τον όγκο των δεδομένων και όχι τον αριθμό των χρηστών καθώς και το είδος full-text-search και customization που θέλεις.
Θα πρέπει να έχεις υπόψη ότι εδώ και ένα χρόνο τουλάχιστον έχει βγει η νέα έκδοση του SharePoint, η 2010, η οποία απαιτεί 64bit λειτουργικό. Θα είναι μάλλον κρίμα να βάλεις τώρα την παλιά έκδοση - αν όχι τίποτε άλλο, η MS δεν βγάζει εύκολα updates ή patches για παλιές εκδόσεις.
Όσον αφορά tagging και πρωτόκολλο - τα tags δεν είναι πρωτόκολλο. Μπορείς σε κάθε document να ορίσεις επιπλέον πεδία για αριθμό πρωτοκόλλου και οτιδήποτε άλλο θέλεις (κατηγορία, τμήμα, πελάτη, κλπ). Δεν υπάρχει υποστήριξη tags ακριβώς με την έννοια που υπάρχει στα blogs, μπορείς όμως να βρεις κάποια open source ή commercial addins που προσθέτουν πεδία τύπου tag. Έτσι κι αλλιώς, τα tags δεν χρησιμεύουν στην αναζήτηση αφού υπάρχουν custom πεδία και full-text search.
Από εκεί και πέρα, το backup είναι λίγο πιο περίπλοκο από το backup του SQL Server, versioning προφανώς υπάρχει, το ότι έχεις workgroup θα δημιουργήσει θέματα (πού ξέρεις ποιός χρήστης είναι ποιός αν έχεις workgroup και όχι domain? Πού να το καταλάβει και το Sharepoint?) και γενικά είναι πολλά τα θέματα που δεν καλύπτονται σε μία απλή συζήτηση.
Παναγιώτης Καναβός, Freelancer
Twitter: http://www.twitter.com/pkanavos